ด้วยเครื่องมือและเทคโนโลยีต่างๆ ในปัจจุบันที่ทำให้คนทำงานยุคใหม่ไม่จำเป็นต้องทำงานอยู่ในองค์การใหญ่ๆ เสมอไป ไม่แปลกเลยที่หลายๆ คนเลือกที่จะทำงานแบบฟรีแลนซ์ เพราะนอกจากจะสามารถเลือกรับงานที่ชอบได้แล้ว ยังมีอิสระและจัดการเวลาในชีวิตของตัวเองได้ตามที่ตั้งใจด้วย แต่แม้จะรับงานแบบฟรีแลนซ์ก็ยังหนีไม่พ้นเรื่องเอกสารอยู่ดี
เอกสารนั้นสำคัญแค่ไหน? ขอตอบเลยว่าสำคัญมาก เพราะเอกสารการจ้างต่างๆ ถือเป็นหลักฐานในการจ้างงานตามกฎหมาย ถ้าผู้ว่าจ้างเกิดบิดพล้ิว ไม่จ่ายเงินค่าจ้างขึ้นมา ผู้ที่ได้รับการว่าจ้างก็สามารถใช้เอกสารเหล่านี้ไปดำเนินการทางกฎหมายได้ ซึ่งสำหรับคนทำงานอิสระที่ไม่ได้มีสังกัด เรื่องนี้ก็นับว่าจำเป็นมากทีเดียว แล้วเอกสารสำคัญที่ควรรู้มีดังนี้
ใบเสนอราคา หรือ Quotation
ใบเสนอราคาหรือ quotation คือใบประเมินค่าจ้างและค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่ให้ลูกค้าเซ็นก่อนเริ่มงาน โดยในใบเสนอราคานี้ควรระบุราคาและเงื่อนไขของงาน (และการจ่ายเงิน) ให้ชัดเจน เช่น ให้แก้งานได้ 2 ครั้ง ถ้ามีแก้อีกจะคิดเงินกี่บาท หรือต้องมัดจำก่อนเริ่มงาน 20% เป็นต้น ซึ่งจะให้ดีควรให้ลูกค้าเซ็นคอนเฟิร์มกลับมาเป็นหลักฐาน
ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice
ใบแจ้งหนี้ คือเอกสารที่ยื่นเพื่อเรียกเก็บเงินกับลูกค้าเมื่อเสร็จงาน หรือเมื่อถึงงวดที่ต้องชำระเงิน ซึ่งรายละเอียดควรตรงกับใบเสนอราคาที่เสนอไป และควรกำหนดระยะเวลาในการจ่ายเงินให้ชัดเจน (เช่น ภายใน 30 วัน เป็นต้น) นอกจากนี้ควรระบุรายละเอียดการจ่ายเงิน เช่น เลขบัญชี หรือรับเป็นเช็ค และควรให้ลูกค้าเซ็นกลับมาด้วยเช่นกัน
ใบเสร็จ หรือ Receipt
ใบเสร็จ คือเอกสารที่ออกให้ลูกค้าเมื่อลูกค้าชำระเงินเรียบร้อยแล้ว เป็นรายละเอียดที่ตรงกับใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้
ใบหัก ณ ที่จ่าย
หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือใบ 50 ทวิ โดยปกติแล้วค่าจ้างหรือค่าบริการที่มากกว่า 1,000 บาท จะต้องถูกหักภาษีโดยกรมสรรพากร ซึ่งเมื่อผู้จ้างจ่ายเงินและได้รับใบเสร็จเรียบร้อย ก็จะส่งใบนี้ไปยังที่อยู่ตามบัตรประชาชน (หรือที่อยู่ที่ระบุไว้) ถามว่าสำคัญไหม สำหรับฟรีแลนซ์ต้องบอกว่าสำคัญเลยทีเดียว เพราะต้องใช้เป็นเอกสารในการคำนวณการยื่นภาษีในแต่ละปี ซึ่งถ้าไม่ยื่นก็มีสิทธิ์โดนย้อนหลังได้ ดังนั้น ถ้าส่งใบเสร็จเรียบร้อยแล้ว ได้รับเงินแล้ว อย่าลืมทวงใบหัก ณ ที่จ่ายด้วยนะคะ
แบบฟอร์ม NDA
Non-Disclosure Agreement หรือ NDA คือแบบฟอร์มที่ให้ผู้รับจ้างกรอกเพื่อสัญญา (ทางกฎหมาย) ว่าจะไม่เปิดเผยข้อมูลให้บุคคลภายนอกได้รับรู้ ซึ่งแบบฟอร์มนี้มักจะได้เจอเมื่อฟรีแลนซ์ตกลงรับงานจากองค์กรใหญ่ๆ ซึ่งหากข้อมูลขององค์กรผู้ว่าจ้างรั่วไหลและสามารถพิสูจน์ได้ ผู้ว่าจ้างก็สามารถเอาผิดทางกฎหมายกับผู้รับจ้างได้ ซึ่งเมื่อเซ็นแบบฟอร์มนี้ อย่าลืมเก็บคู่ฉบับไว้กับตัวด้วย 1 ฉบับนะคะ
Photo: Cathryn Lavery/Unsplash
