เบื้องหลังความสำเร็จและเม็ดเงินมหาศาลของวงการครีเอทีฟ คือ แรงงานครีเอเตอร์นับแสนที่คอยสร้างสรรค์ผลงานขับเคลื่อนวงการให้เติบโต แต่แม้ว่าวงการครีเอทีฟจะเติบโตขึ้นแค่ไหนก็ยังมีครีเอเตอร์จำนวนไม่น้อยที่โดนกดค่าแรง ต้องทำงานเกินเนื้องานที่ตกลงกันไว้ บางครั้งเจอลูกค้าแก้งานไม่หยุด หรือแม้กระทั่งจบงานแล้วเงียบหายไม่มีวี่แววของค่าจ้าง
หากเจอแบบนี้คงจะทำให้ปวดหัวและบั่นทอนกำลังใจไม่น้อย ครีเอเตอร์มือใหม่อาจจะไม่รู้ว่าต้องรับมืออย่างไร บางครั้งก้ไม่กล้าเรียกร้องกลัวจะโดนหาว่าเรื่องเยอะและเสียรายได้ เพื่อรับมือกับปัญหาเหล่านั้น Kooper รวมสิ่งที่ครีเอเตอร์ควรรู้และทำก่อนรับงาน เพื่อป้องกันปัญหาการจ้างงานที่ไม่เหมาะสม รับรองว่าหากทำตามขั้นตอนเหล่านี้จะลดความน่าปวดหัว และช่วยให้รับค่าแรงแบบไม่เสียเปรียบแน่นอน
1. รับบรีฟจากลูกค้า
สิ่งแรกที่ต้องทำคือการคุยรายละเอียดงานให้ครบถ้วน เพื่อทราบถึงความต้องการและชิ้นงานที่ต้องส่งให้ลูกค้า เช่น ประเภท ขนาด จำนวน การนำไปทำซ้ำหรือดัดแปลง ช่องทางการเผยแพร่ และรายละเอียดอื่นๆ สิ่งที่ควรทำหลังจากคุยรายละเอียดอย่างครบถ้วน คือ การสรุปรายละเอียดงานเป็นลายลักษณ์อักษร ต้องจำให้ขึ้นใจว่าทุกๆ รายละเอียดของการตกลงควรมีข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรปรากฎไว้ เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันและเป็นหลักฐานป้องกันความผิดพลาดในอนาคต
2 . ประเมินราคา
เมื่อได้รับรายละเอียดเนื้องานครบถ้วนสิ่งที่ครีเอเตอร์ควรทำคือการคำนวณราคาของผลงาน ซึ่งตัวแปรหลักที่ต้องนำมาคำนวณได้แก่ ต้นทุนต่างๆ ในชีวิตประจำวัน ค่าอุปกรณ์ เวลาที่ใช้ และกำไรที่ควรจะได้ ซึ่งสามารถอ่านวิธีตั้งราคาผลงานได้ที่บทความ วิธีคิดราคาผลงาน ตั้งราคาอย่างไรไม่ให้ขาดทุน
3 . ทำใบเสนอราคา (Quotation)
หลังจากที่เราประเมินราคาผลงานเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการออกใบเสนอราคา (Quotation) ให้กับลูกค้าเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาสินค้าหรือบริการ รวมถึงเงื่อนไขต่างๆ ของเราก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อ ซึ่งใบเสนอราคาต้องมีข้อมูลสำคัญดังต่อไปนี้
1. ข้อมูลส่วนตัว ชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และรายละเอียดที่ลูกค้าสามารถติดต่อได้
2. ข้อมูลลูกค้า ชื่อลูกค้า/บริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ
3. ชื่อโปรเจกต์ วันที่ หรือหากมีการทำใบสั่งซื้อจากทางฝั่งลูกค้า เราสามารถใส่เลขที่อ้างอิงไว้ในใบเสนอราคา เพื่อนำมาใช้อ้างอิงภายหลัง
4. รายการสินค้าหรือบริการต้องชัดเจน โดยเฉพาะจำนวนสินค้า ราคาต่อหน่วย ส่วนลด (ถ้ามี) ผลรวมสรุปราคาต้องมีการชำระเงินจำนวนเท่าไหร่
5. หากทำการมัดจำควรใส่ในหมายเหตุว่าต้องมีการชำระมัดจำเท่าใด
หากใครที่ไม่สะดวกสร้างฟอร์มด้วยตัวเอง สามารถทำใบเสนอราคาที่ดูเป็นมืออาชีพได้ฟรีๆ ที่เว็บไซต์ flowaccount.com โปรแกรมบัญชี ออนไลน์ ช่วยให้เราทำเอกสารต่างๆ ได้สะดวกสุดๆ
สิ่งที่ควรระวังในการออกใบเสนอราคา
1. ควรแจ้งรายละเอียดการให้บริการและราคาให้ชัดเจน
2. ระบุเงื่อนไขการให้บริการให้เรียบร้อย เช่น แก้ไขงานได้ 3 ครั้ง ครั้งถัดไปจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมตามที่กำหนด
3. กำหนดระยะเวลาในการทำงาน
4. ระบุชื่อ และช่องทางการติดต่อ ในกรณีที่ลูกค้ามีคำถามเพิ่มเติม หรือตัดสินใจจะจ้างงานในครั้งถัดไป
การออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าทุกครั้งที่เริ่มรับงาน เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะบ่งบอกถึงความเป็นมืออาชีพ และความน่าเชื่อถือ นอกจากนี้หากลูกค้าตกลงจ้างงานแล้ว อย่าลืมให้ลูกค้าเซ็นรับใบเสนอราคาก่อนเริ่มงานด้วยนะ
แหล่งข้อมูล : เอกสารที่ฟรีแลนซ์ต้องใช้เมื่อเริ่มรับงาน flowaccount.com
4 . สอบถามรายละเอียดการชำระเงิน
เมื่อลูกค้าเซ็นใบเสนอราคาเรียบร้อย ควรสอบถามถึงรายละเอียดการชำระเงินว่าเราจะได้รับเงินค่าจ้างรูปแบบใด หากลูกค้าชำระแบบรอบวางบิลบริษัท บริษัทของลูกค้าวางบิลวันที่เท่าไหร่ของเดือน รับเช็ค หรือจ่ายเงินวันที่เท่าไหร่ของเดือน รวมถึงเอกสารต่างๆ ที่ใช้ในการวางบิล เนื่องจากแต่ละบริษัทนั้นจะมีรอบวางบิลหากเราทำเอกสารยื่นในรอบนี้ไม่ทัน ก็อาจจะทำการจ่ายเงินล่าช้าออกไปอีกรอบวางบิล
5. บันทึกข้อมูลการแก้ไข-คอมเมนต์
ในขั้นตอนการทำงาน เมื่อมีคอมเมนต์แก้ไขงานจากลูกค้า ควรมีหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือการสรุปที่ชัดเจนเพื่อทบทวนความเข้าใจ และป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด หากมีการแก้ไขที่ส่งผลต่อโครงสร้างของชิ้นงานเมื่อส่งให้ลูกค้าแล้วควรมีการบันทึก และสรุปผลการแก้ไขเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้งเพื่อเป็นหลักฐานการทำงาน อาจจะเลือกวิธีการส่งอีเมล หรือสร้างฟอร์มกลางระหว่างเรากับลูกค้าเพื่อบันทึกรายละเอียดกระบวนการทำงาน เช่น วันที่ คอมเมนต์ รายละเอียดการแก้ไข หรือการเปลี่ยนแปลงใดๆ ตลอดกระบวนการทำงาน
6 . ออกใบแจ้งหนี้
เมื่อทำงานเสร็จสมบูรณ์แล้วเอกสารสำคัญถัดมาคือ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) เอกสารที่ใช้เรียกเก็บเงินจากลูกค้าหลังจากทำงานเสร็จ หรือบางครั้งเราอาจจะเก็บค่ามัดจำมาก่อน หรือเก็บเงินเป็นงวดๆ ตามความสำเร็จของชิ้นงาน สิ่งสำคัญคือการออกเอกสารให้ข้อมูลครบถ้วน และถูกต้อง เพื่อป้องกันเอกสารถูกส่งกลับ และรอการแก้ไขใหม่จนเลยกำหนดเวลารับเงิน ซึ่งมีรายละเอียดสำคัญที่ต้องระวังดังต่อไปนี้
1. รายละเอียดงานต้องสอดคล้องกับใบเสนอราคาที่ตกลงไว้กับลูกค้า
2. ระบุระยะเวลาเครดิต หรือระยะเวลาการจ่ายเงินให้รัดกุม เช่น ชำระภายใน 15 วันหลังจากนี้
3. ใส่รายละเอียดเลขที่บัญชีเพื่อรับชำระเงิน ไว้ในหมายเหตุให้ชัดเจน
4. ทุกครั้งที่วางบิลหรือแจ้งหนี้ลูกค้า ต้องจัดทำต้นฉบับ และสำเนาเสมอ
5. ควรแนบใบเสนอราคาไปทุกครั้งเพื่ออ้างอิงการวางบิล และสะดวกต่อการชำระ
6. ให้ลูกค้าเซ็นรับใบแจ้งหนี้เสมอ และเก็บสำเนาไว้ที่ตัวเรา
ใบแจ้งหนี้ที่มีลายเซ็นของลูกค้า เป็นเอกสารชั้นดีที่แสดงว่าลูกค้ายอมรับที่จะชำระค่าบริการกับเรา หรือเป็นหนี้เราแล้ว
แหล่งข้อมูล : เอกสารที่ฟรีแลนซ์ต้องใช้เมื่อเริ่มรับงาน flowaccount.com
อ่านวิธีเก็บเงินลูกค้าได้ที่บทความ 5 เทคนิค เก็บเงินลูกค้า ให้รับเงินได้เร็วขึ้น ตรงวันและเวลาที่กำหนด
7. ขอใบหัก ณ ที่จ่าย
หากลูกค้าที่จ้างงานเป็นบริษัท เมื่อมีการชำระเงินค่าจ้างเรียบร้อยเอกสารสำคัญที่จะต้องขอจากลูกค้าคือ หนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย หรือใบ 50 ทวิ โดยปกติแล้วค่าจ้างหรือค่าบริการที่มากกว่า 1,000 บาท จะต้องถูกหักภาษีโดยกรมสรรพากร ซึ่งเมื่อผู้จ้างชำระเงินเรียบร้อยจะส่งเอกสารนี้มาตามที่อยู่ตามบัตรประชาชน (หรือที่อยู่ที่ระบุไว้) สำหรับฟรีแลนซ์ครีเอเตอร์ถือเป็นเอกสารที่สำคัญมาก เพราะเป็นหลักฐานยืนยันการรับรายได้ และต้องใช้เอกสารนี้ในการคำนวณการยื่นภาษีในแต่ละปี ซึ่งถ้าไม่ยื่นก็มีสิทธิ์โดนย้อนหลังได้ ดังนั้นเมื่อได้รับเงินค่าจ้างแล้ว อย่าลืมทวงใบหัก ณ ที่จ่ายด้วยนะ
ข้อมูลทั้งหมดเป็นสิ่งที่ครีเอเตอร์ควรทำเพื่อรักษาผลประโยชน์และป้องกันความผิดพลาด ซึ่งรายละเอียดการคุยงานและการทำงานนั้นต้องขึ้นอยู่กับสเกล และประเภทของงานนั้นๆ ด้วย หากครีเอเตอร์เข้าใจหลักการและนำไปปรับใช้ตามความเหมาะสมก็จะทำให้การทำงานเป็นระบบ หมดความกังวลเรื่องค่าแรง อีกทั้งยังทำให้ดูน่าเชื่อถือเพิ่มโอกาสต่อยอดทางสายอาชีพได้อีกด้วย ลองนำวิธีเหล่านี้ไปใช้กันดูนะ
